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優秀的項目經理,無一例外都做好了時間管理
[ 2020/9/9 16:00:55 | By: yankee ]
 

  工作效率高的PM們都知道,時間是一項限制因素,而且任何工作產出的最終成果,都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產程序里,最稀有的資源就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間。

  作為一個分秒必爭的PM,你的時間都去哪兒了?如何做好自己的時間分配呢?

  第一步:記錄其時間耗用的實際情形

  事實上,許多高效率的pm都經常保持這樣的一份時間記錄,每月定期拿出來檢討。至少,這些pm往往以連續三四個星期為一個時段,每天記錄,一年內記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本,便能自行檢討了。

  半年之后,你就會發現自己的時間耗用得很亂,浪費在種種無謂的小事上。經過練習,你在時間的利用上必有進步。但是管理時間必須持之以恒,才能避免再回到浪費的狀態上去。

  第二步:做有系統的時間管理

  我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來,盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步,可以試問自己下列三個問題。

  1.首先要找出什么事根本不必做,這些事做了也完全是浪費時間,無助于成果。

  將時間記錄拿出來,逐項逐項地問:“這件事如果不做,會有什么后果?”如果認為“不會有任何影響”,那么這件事便該立刻取消。

  然而許多大忙人,天天在做一些自己覺得難以割舍的事,比如參加酒局、重復開會、寫各種無意義的報表PPT之類,不知占去了多少有效的工作時間。其實,對付這類事情,只要審度一下對于項目有無貢獻,對于本人有無貢獻,或是對于對方的組織有無貢獻。如果都沒有,只要謝絕就得了。

  2.第二個該問的問題是:時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果?

  只要翻閱一下時間記錄,你就能立刻發現自己的時間大部分都用在不必要的事上了,而對于確屬重要的事、自己希望做的事和已經承諾過的事,卻沒有時間來處理。如果你真想高效工作,只要將可由別人做的事交給別人即可。

  3.還有一項時間浪費的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者是否了浪費別人的時間?

  這種現象并不明顯,但有一個簡單方法可以診斷出來:去問問你的下屬。

  這時你要放低姿態,并且誠懇地問你的下屬:“請你回想一下,我常做哪些浪費你的時間而又不不利于項目交付的事情?”問這樣的問題,而且問得對方敢說真心話,才算是一次有效的上下溝通。。

  許多項目經理都意識到了自己做的哪些事情會浪費別人的時間,然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大,造成錯誤。殊不知即使有了錯誤,也能很快彌補。

  事實上,一個項目經理大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會有太大的風險。當你能夠大量削減不必要的和非生產性的工作時,你的項目進度自然就有了保障。

 

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