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想讓項目順利推進?項目啟動會很關鍵

作者:高屹   提交人:項目管理評論雜志[項目管理評論雜志]   屬性:提交人原創   發布時間:2020/9/24   點擊:314   【收藏本文

PgMp.mypm.net

  情境再現轉自項目管理者聯盟

  A公司承接了TNS集團項目,項目經理曹杰已經在合同簽訂后拜訪了客戶,并與客戶的項目負責人王經理進行了溝通。經過近1周的準備,曹杰將啟動會安排在下周一上午9:00—10:00舉行。www.7823063.buzz

  為了讓啟動會起到較好的效果,曹杰打算邀請客戶的幾位領導也來參加,于是準備和王經理電話溝通一下,但是一看時間,已經是周五下午5點鐘了。明天客戶不上班,下周一上午會議就要召開了。項目管理者聯盟

  曹杰有點著急了,這才發覺這一周光忙著和客戶經理交接資料、組織團隊、準備PPT,疏忽了與客戶詳細溝通啟動會的事,于是匆匆忙忙給王經理打電話。轉自項目管理者聯盟

  “嘟嘟…..”電話那邊一直忙音!斑@可怎么辦?”曹杰緊張地自言自語道。繼續打,電話那頭還是一直“嘟嘟…….”。大概10分鐘過去了,王經理的電話總算接通了。blog.mypm.net

  曹杰:“喂,是王經理嗎?我是A公司的項目經理曹杰!”PgMp.mypm.net

  王經理:“是我,曹經理好,請問有什么事嗎?我這邊馬上要下班了!”項目管理者聯盟

  曹杰:“哎呀,王經理,有一件非常重要的事情要和您溝通!項目管理培訓

  王經理:“嗯,曹經理,您說是什么事情,抓緊時間說,我明天還有幾件很重要的事情需要處理,晚上還得回去準備點資料呢!項目管理培訓

  曹杰:“王經理,是這樣的,我已將下周一項目啟動會的安排發郵件給您了,不知道您有沒有收到,請問您現在可以抽時間看看嗎?”項目管理者聯盟

  王經理:“啊?!下周一要開啟動會,現在您才來溝通會議內容?我這里一點準備都沒有啊,您怎么不早點給我溝通會議的具體事宜呢?您是怎么安排這事的呀?這么大的事情都不先和我溝通好,只是告訴我下周要開啟動會,具體會議議程、參會人員、怎么組織都沒有和我商量,您現在搞突然襲擊?!”項目管理者聯盟

  曹杰拼命地道歉:“是,是,王經理,這事兒是我的錯,一忙起來就給疏忽了!您看這樣好不好,辛苦您一下,我現在馬上到您辦公室來當面給您匯報一下啟動會的組織安排!training.mypm.net

  王經理沉默了很久,才回了一聲:“那您過來吧!我在辦公室等您!”項目管理者聯盟

  情境分析項目管理者聯盟

  這個項目情境反映出了項目啟動過程中幾個方面的問題,包括啟動會召開的時點、與客戶溝通時應該注意的細節,以及如何做好會議召開前的準備工作。項目經理圈子

  1、會議召開時機項目管理者聯盟

  啟動會應該在什么時候召開呢?一般來說,當項目經理接到任命,已經有了明確的目標和初步的核心團隊成員后,就可以召開啟動會了。這個時候召開的啟動會,通!靶问酱笥趦热荨,只是作為一個項目的啟動標志,同時讓團隊成員知曉項目的目標和意義,并獲得相關領導和資源的支持。項目管理論壇

  啟動會的時間通常都比較短,會議議題也比較簡單,一般包括:宣讀項目經理的任命文件(如項目經理任命書或項目章程等);項目經理簡要介紹項目工作情況;介紹參與項目工作的相關部門及具體的團隊成員;項目涉及部門的領導講話;如果有可能,應該盡量邀請更高級別的領導參加會議,并做最后的總結發言。項目管理者聯盟

  內容看似簡單,實際上啟動會的作用卻不可低估。通過這種正規、嚴肅的形式,讓團隊成員理解項目的重要性,進而認識到自己即將承擔的工作的價值和意義,這將有助于調動大家的積極性和主動性,同時也有利于團隊凝聚力的形成與加強。項目管理者聯盟

  更重要的是,通過這種嚴肅的方式,將項目經理的職責和權力予以明確,并能在第一時間得到相關部門領導的認可和支持。這對日后項目工作的全面展開,項目經理獲得這些部門的資源將起到很好的鋪墊作用。項目管理者聯盟

  特別是,如果能邀請到更高級別的領導出席,將非常有助于凸顯該項目的重要性,這對加強項目經理的權力,贏得相關資源部門的重視和支持將很有幫助。training.mypm.net

  2、與客戶及時溝通項目經理圈子

  上述情境中,項目經理曹杰意識要召開項目啟動會,這一點上沒有錯,但是他的失誤在于忽略了與客戶的及時溝通。對于很多行業、領域的項目來說,大量的具體項目活動都是由項目團隊及協作單位分別或配合完成的。但是,在項目實施過程中,客戶的適度參與,將會對工作的執行與推進起到非常重要的促進作用。項目經理博客

  所以,很多情況下,除了要滿足客戶一方對工作進展信息的需要,在適當的情況下,還應該做好必要的客戶參與活動,也就是將客戶拉入我們的執行團隊,讓他們參與具體的項目工作活動,并承擔一定的責任。這既有利于緩解團隊資源緊張的矛盾,還能讓客戶體會到參與的成就感,進而更樂于促進項目工作的推進。club.mypm.net


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